Gestión Documental y Administración de Archivos

El servicio de Gestión Documental y Administración de Archivos que ofrece CTIGA se desarrolla con estricto apego a lo dispuesto en la Ley General de Archivos, reconociendo a los documentos como bienes públicos, evidencia de las funciones institucionales y soporte fundamental de la transparencia, la rendición de cuentas y el ejercicio del derecho de acceso a la información.

Nuestro enfoque parte del principio de que toda institución pública y toda organización que genere o administre documentos debe garantizar su adecuada organización, conservación, disponibilidad y control, conforme a los principios archivísticos de procedencia, orden original, integridad, disponibilidad y conservación.

Marco Normativo Y Obligaciones En Materia Archivística

La Ley General de Archivos establece obligaciones claras para los sujetos obligados en cuanto a la organización y administración de sus archivos, así como la implementación de sistemas institucionales de archivos. CTIGA asesora a las instituciones en el cumplimiento de dichas obligaciones, apoyando en la correcta aplicación de la normativa archivística y su armonización con las disposiciones en materia de transparencia, protección de datos personales y responsabilidades administrativas.

Nuestro servicio comprende la asesoría para la integración y operación del Sistema Institucional de Archivos, garantizando la adecuada articulación entre archivos de trámite, concentración e histórico.

Gestión Documental Como Función Institucional

La gestión documental es una función institucional permanente que permite controlar el ciclo vital de los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. CTIGA acompaña a las instituciones en la implementación de procesos documentales que aseguren la trazabilidad, control y conservación de la información, facilitando su localización y uso oportuno.

El adecuado control documental fortalece la toma de decisiones, respalda jurídicamente las actuaciones administrativas y reduce riesgos derivados de la pérdida, destrucción indebida o desorganización de documentos.

Instrumentos Archivísticos Y Organización Documental

CTIGA brinda acompañamiento técnico en la elaboración, actualización e implementación de los instrumentos archivísticos previstos en la Ley General de Archivos, tales como el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los inventarios documentales.

Estos instrumentos permiten establecer criterios claros para la clasificación, conservación, transferencia y baja documental, garantizando el control institucional de la información.

Archivos, Transparencia Y Protección De Datos Personales

Una gestión documental adecuada es indispensable para cumplir con las obligaciones de transparencia y para garantizar la protección de los datos personales. CTIGA asesora en la correcta clasificación de la información, la elaboración de versiones públicas y la definición de medidas de seguridad que permitan equilibrar el acceso a la información con la protección de la privacidad.

Prevención De Responsabilidades Administrativas

El incumplimiento de las disposiciones en materia archivística puede generar responsabilidades administrativas. Nuestro enfoque preventivo permite a las instituciones reducir riesgos de observaciones, sanciones y procedimientos ante los Órganos Internos de Control y demás autoridades competentes.

Nuestro Enfoque De Consultoría

El servicio de Gestión Documental y Administración de Archivos de CTIGA se desarrolla mediante diagnósticos archivísticos, diseño de soluciones normativas y operativas, capacitación especializada al personal responsable y acompañamiento técnico continuo, con el objetivo de fortalecer la legalidad, la transparencia y la rendición de cuentas institucional.